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  国际采购流程与技巧
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文章发布时间   2010-06-08 23:25:55 文章类别 国际商务
文章内容

国际采购流程与技巧
时间:两天www.cnlongs.cn
资深国际贸易培训师
亚洲十大培训师
龙云安博士
培训对象:国际采购人员、进口贸易经理、外贸业务员
培训目标:掌握国际采购的基本特征、基本流程和采购技巧、采购过程中的进口流程和技巧
龙云安老师,国际贸易硕士、博士,自90年代初以来长期从事国际市场营销和国际贸易实务工作、先后担任外贸总经理和经理,近年来先后为福田雷沃、山东龙大集团、通钢集团、海信集团、三一重工、郑州宇通集团,北方工业,广西、浙江、安徽、四川等地国际贸易公司等企业作中东,东南亚,西亚俄罗斯,中美洲等市场拓展和国际商务运作方面的内训,具有丰富的实践经验和理论造诣。
课程大纲
第一部分国际采购技巧
第一章国际采购特征
第二章国际采购的基本技巧
一、国际采购流程
二、国际采购谈判技巧
三、国际采购招投标技巧——经验分享
第二部分国际采购的进口技巧
一、进口流程与技巧
二、国际采购供应商管理
第一部分
国际采购技巧


第一章
国际采购特征


一、国际采购环境复杂多变
二、国际采购多采用招投标
三、国际采购业务与进口业务相联系
第二章
国际采购的基本技   巧


一、国际采购流程
发信息¡ª¡ª考、分、评¡ª¡ª谈判¡ª¡ª定标¡ª¡ª进口
二、国际采购成本分析
1.采购产品产品分析方法
(1) SWOT分析
(2) 总成本领先
(3) 标新立异
(4) 目标积聚
案例分析:核工业意大利采购前期分析


2.对供应商成本管理方法
(1) 不同的产品采购,需要使用不同的方法
(2) 不同产品采购时遇到问题的解决经验 和解决方法
(3) 不同供应商管理遇到的问题解决经验 和解决方法



二、国际采购成本控制方法
1.不同层次的成本削减
(1) 产品层次成本削减
(2) 物流层次成本削减
(3) 工作人员层次成本削减
(4) 合同层次成本削减


2.采购成本控制的几个问题
(1) 采购成本的误区
(2) 策略性和日常性
(3) 库存控制



三、国际采购成本管理的基本工具
熟悉了解不同采购形式和供应关系
供应商关系管理——SRM


四、国际采购中的价格控制
1.从市场结构到价格分析
(1) 建立在总成本概念之上的价格分析
(2) 影响成本的因素


2.价格分析方法
(1) 谈判
(2) 目标成本法
(3) 设计采购
(4) 标准化
(5) 价值工程法(VA/VE)


3.国际采购成本管理的经验
(1) 成本分析与报价单审核经验
(2) 供应商提高价格
(3) 如何得到供应商“可得底价”经验


(4) 案例:某机械产品成本模型
(5) 案例:成本分析型报价的创建
(6) 案例:如何控制不良成本
(7) 案例:石棉板公司降成本
(8) 案例:HP公司成本谈判"摸底"
(9) 案例:BCC制造公司成本"底线"分析



二、国际采购谈判技巧
目标优化四类:从低到高依次是最低、可接受、实际需要和最优期望等各种目标。在谈判的过程中能实现目标的向上递增是最好的。
◆最优期望目标
最优期望目标=实际需求利益+增加值。具体涉及心理、信誉、利益、历史成见,是不易实现的最佳的理想目标。
◆实际需求目标
实际需求目标是秘而不宣的内部机密,是较理想的最佳的目标。由谈判对手挑明,对方见好就收,或给台阶就下。
◆可接受目标
可接受目标是只满足了部分需求,实现了部分经济利益的目标。现实的态度是:“得到部分需求就算成功的谈判”,而不是硬充好汉,不可抱着“谈不成,出口气”的态度。
◆最低目标
最低目标是商务谈判必须守住的底线。若没有这种心理准备,则不利于谈判的进程,会带来僵化的结局。
 


谈判准备
 1.市场调查
市场调查包括:市场总体、产品销售、产品竞争、产品分销、消费需求等各种情况、SWOT分析。
 2.情报收集
情报收集主要有:
◆了解卖方经营财务的状况,判断其生产能力、技术水平、交货历史记录等各方面的状况;
◆全面了解商品价格、付款、运输方式、合同执行、技术、相关的法律法规等。
3.准备资料
需要准备的资料有:公司简介、封样样品、价格手册、产品目录、技术图纸、使用说明等。
 


4.谈判人员的知识结构
◆熟悉进口商品在国际、国内的生产的现状和潜力及发展前景;
◆熟悉进口商品的市场供求关系、其价格水平及变化趋势;
◆熟悉进口商品的性能、特点、用途、技术要求和质量标准;
◆熟悉不同国家谈判的风格和特点;
◆具备一定的外语水平,能流利地与对方对话;
◆熟悉国际贸易惯例及相关的法律;
◆熟悉其它相关的业务知识;
◆有丰富的谈判经验和应对谈判过程中的复杂情况的能力。
 


5.谈判人员能力、个性要求
◆能力。观察判断、灵活应变、心理承受、能言善辩等各方面的实践能力;
◆个性。坚定不移的毅力、百折不挠的精神、不达目的决不罢休的自信。
 


6.参加谈判的理想人数及其层次构成原则
◆理想人数。◆主谈人。◆专业人员。◆工作人员。翻译、律师、会计师、记录员等与该次谈判紧密相关必不可少的工作人员。
 


 1.询盘
2.发盘
3.还盘


4.接受
接受是指交易的一方在接到另一方的发盘后,表示用意。一方的发盘或还盘一旦被对方接受,合同即告成立,交易双方随即履行合同。
在发盘的有效期内,由合法的受盘人以声明等形式表示,并发送到发盘人。
 


5.签约
签约即签订合同。买卖双方通过交易谈判,一方的还盘被另一方有效地接受后,交易即可达成。但是,在商品交易中,一般都要通过签订书面合同来正式的确认。
时间控制
交流技巧
 


1.倾听艺术
倾听是一种有益的谈判艺术,它给你带来的一定比你付出的还要多。因为在谈判中采取多听少讲的策略,对于充分地洞察对方实力、扬长避短、有的放矢,都具有重大的现实指导意义。
善于倾听能完整、准确、及时地理解对方谈话的实质内容和含义。不可只注意与自己有关的内容或只考虑自己头脑中的问题,而无意去听取对方发言的全部内容。
记笔记是集中精力倾听的有效手段。 


2.察言观色艺术
例如:眼睛闪烁不定常被视为不诚实或想掩饰事实;皱眉表示困惑、不愉快、不赞成或表示关注、思索;抿嘴并避开对方的目光则表示心中有秘密不想透露;手臂交叉地放在胸前表示不愿与你接触;用脚尖拍打地面表示焦虑不安、不耐烦或心情紧张;腰板挺直表示情绪高昂、充满自信;双手叉腰表示胸有成竹等。
 


3.表演艺术
为达到某一目的,谈判时还可利用各种道具进行表演,例如:相关的图片、价格表、合同书、传真件、公司文件、计算器、演算纸、笔记本、飞机票等等。可以通过合起笔记本暗示对方暂停谈判;拿出合同书暗示对方赶快签约;拿出返程机票暗示对方时间有限;按几下计算器,婉转地表示拒绝对方的价格等。
 


4.入题技巧
◆迂回入题
◆先谈细节,后谈原则
◆先谈原则,后谈细节
◆从具体议题入手
 


5.阐述艺术
◆开场阐述
◆让对方先谈
◆坦诚相见
◆正确使用语言


6.提问技巧
◆封闭式提问。“您是否认为有必要改进你们的售后服务?”
◆开放式提问。“请问您对我们的公司印象如何?”
◆婉转式提问。“这种产品的功能还不错吧?您能评价一下吗?”
◆澄清式提问。“按您刚才所说,您是拥有全权与我进行谈判的,是吗?”
◆探索式提问。“我们想增加购买量,您能否在价格上更优惠些呢?”
◆借助式提问。“我们比较了其他供货商的价格,对该产品有了更多的了解,请您考虑能否把价格再降低一点儿呢?”
◆强迫选择式提问。“按照支付佣金的国贸惯例,我们从上海供应商那里一般可得到3%~5%的佣金,贵方是否同意呢?”
◆引导式提问。“经销这种商品,我方利润很少,贵方可否考虑给予3%的折扣呢?”
◆协商式提问。“您看给我方的折扣定为3%是否妥当?”
不论采用何种方式,都要注意提问的时机、所提问题的连续性和留出足够的答复时间。
 


7.答复技巧
◆不要彻底答复对方的提问
◆针对提问者的真实心理来答复
◆不要确切答复对方的提问
◆降低提问者追问的兴致
◆让自己获得充分的思考时间
◆礼貌地拒绝不值得答复的问题
◆找借口推延答复
 


8.说服技巧



外商复杂心理及其应对技巧
 


1.进取型外商的心理分析及应对技巧
◆心理分析
无所顾忌地争取他个人认为重要的东西,而不太在意老板和同事的愿望。
◆应对技巧
对进取型外商要做的是让他得到获胜心理上的满足。
 


2.关系型外商的心理分析及应对技巧
◆心理分析
关系型外商希望其带回的谈判成果不但自己而且老板和同事也认为是有价值的。
◆应对技巧
对关系型外商要始终保持热情友好的谈判态度,不宜过于苛刻地要求他,使他很难向老板交代或在同事面前没面子。
 
3.权力型外商的心理分析及应对技巧
◆心理分析
很想控制谈判的整个流程和内容,并把自己的意志体现其中。带回谈判成果只要老板和同事满意就行了,没有太高的要求。
◆应对技巧
让权力型外商负责进行谈判的程序准备,以满足他对权力的需求;让他第一个发言,使他觉得自己获得了一种特权;你方可伺机提出更多的合理要求。
 
国际采购谈判策略
 
 


1.避免争论策略
谈判中出现分歧是很正常的事。出现分岐时应始终保持冷静,防止感情冲动,尽可能地避免争论。
◆冷静倾听对方的意见
◆婉转地提出不同意见
◆谈判无法继续时应马上休会



2.抛砖引玉策略
抛砖引玉策略是指在谈判中,一方主动提出各种问题,但不提供解决的办法,让对方来解决。这一策略不仅能尊重对方,而且又可摸清对方的底细,争取主动。 


3.留有余地策略
例如你的报价即使分文不赚,对方却还是总觉得你利润不薄,你不作让步,他便不会签约。因此在价格上适当的做些让步,你就有可能为自己争取到最好的付款条件。在以下两种情况下尤其需要这种策略:
◆对付寸利必争的谈判方;
◆在不了解对方的情况下。
 
4.避实就虚策略
例如,对方最关心的是价格问题,而你方最关心的是交货问题。 


5.保持沉默策略
保持沉默,是处于被动地位的谈判人员常用的一种策略,是为了给对方造成心理压力,同时也起缓冲作用。


6.忍气吞声策略
被动方忍耐下来,对方则得到默认的满足之后,反而可能会因此而通情达理,公平合理地与你谈判。
 
7.多听少讲策略
 


8.情感沟通策略
还可通过帮助解决一些私人问题,从而达到增进了解、联系感情、建立友谊,从侧面促进谈判的顺利进行。
 


9.先苦后甜策略
这一策略只有在谈判中处于主动地位的一方才有资格使用。
 


10.最后期限策略
还应注意:
◆切记不可激怒对方而要语气委婉、措辞恰当、事出有因;
◆要给对方一定的时间进行考虑,让对方感到你不是在强迫他,而是向他提供了一个解决问题的方案,并由他自己决定具体时间;
◆提出最后期限时最好还能对原有条件也有所让步,给人以安慰。
【案例】谈判前沟通不足造成无法索赔
C公司向D公司进口定做木质宾馆家具700套,合同规定买方发现单货不符时索赔期限为货到目的港的30天内,付款期为90天内。
由于C公司的客户E宾馆尚未建好,家具无法安装。两个月后,待宾馆完工,家具就位,发现某些家具发生起壳,就向D公司提出拒付,但D公司依据合同规定的单货不符时索赔期限为货到目的港的30天内,如今D公司发现单货不符(家具起壳)提出拒付的时间已是货到目的港的两个月(即60天)以后了,这早已超过了合同规定的单货不符的索赔期限。最终D公司理由充足地拒绝了索赔。 
三、国际采购招投标技巧¡ª¡ª经验分享
1. 永远不要试图喜欢一个销售代表,但需要说他是你的合作者  
2. 要把销售代表当作我们的头号敌人
3. 永远不要接受对方的第一次报价,让销售代表乞求,这将为我们提供一个更好的机会
4. 随时使用口号:你能做得更好  


5. 时时保持最低价的记录,并不断要求的更多,直到销售代表真正停止提供折扣  
6. 永远把自己当作某人的下级,而认为销售代表始终有一个上级,这个上级总是有可能提供额外的折扣
7. 当一个销售代表轻易接受条件,或到休息室去打电话并获得了批准,可以认为他所做的让步是轻易得到的,进一步向他提要求  
8. 聪明点,要装得大智若愚  
9. 在对方没有提出异议前不要让步  
10. 记住:当一个销售代表来要求某事时,他肯定会准备一些条件给予的  


11. 记住:销售代表总会等待着采购代表提要求
12. 要求有回报的销售代表通常更有计划性、更了解情况。应花时间同无条件的销售代表打交道
13. 不要为和销售代表玩坏孩子的游戏而感到抱歉
14. 毫不犹豫地使用结论,即使它们是假的。例如:竞争对手总是给我们提供最好的报价、最好的流转和付款条件 
15. 不断地重复反对意见,即使它们是荒谬的。你越多重复,销售代表就会更相信  
16. 别忘记,你在最后一轮谈判中会获得 80% 的条件
17. 别忘记对每日拜访我们的销售代表,我们应尽可能了解其性格和需求
  18. 随时要求销售代表参加促销,尽可能得到更多的折扣,进行快速促销活动,用差额销售赚取利润
  19. 在谈判中要求不可能的事来烦扰销售代表:通过延后协议来威胁他,让他等;确定一个会议时间,但不到场;让另一个销售代表代替他的位置;威胁他说你会撤掉他的产品;你将减少他产品的陈列位置;你将把促销员清场,等等;不要给他时间做决定
  
     20. 注意我们要求的折扣可以有其他名称:奖金、礼物、纪念品、赞助、小报、插入广告、补偿物、促销、上市、上架费、节庆、年庆、新店开张、老店翻新,等等
  21. 不要让谈判进入死角,这是最糟糕的
  22. 假如销售代表说他需要很长时间才能给你答案,就是说你已经和谈判对手快谈妥交易了。
  23. 不要许可销售代表读到屏幕上的数据,他越不了解情况,就越相信我们
24. 不要被销售代表的新设备吓倒,那并不意味着他们真正准备好谈判了
25. 不论销售代表年老或年轻都不必担心,他们都很容易让步,年长者认为他知道一切,而年轻者没有经验  
26. 假如销售代表同其上司一起来,应要求更多的折扣,并威胁说你将撤掉他的产品。对方上司不想在下属面前失掉客户,通常都会让步


27. 每当一个促销正在一个别的超市进行时,问销售代表:你在那里做了什么,并要求同样的条件
28. 永远记住:你卖而我买,但我并不总买我卖的
29. 在一个伟大的品牌背后,你可以发现一个没有任何经验的仅仅依靠品牌的销售代表  
30. 原谅销售代表一些无关紧要的小小失误,但要让他感到不安和抱歉,设法让销售代表总是认为他亏欠你的
第三章
国际采购招投标技巧


▲字斟句酌编制招标文件
 制作“标书”就是按照自己的实质性要求和条件切实编制招标文件——实质性要求和条件。一般情况下,投标人都会认真研究招标文件中的技术要求,根据自己产品的情况,在技术方面较好地响应招标文件的实质性要求。
  
▲向有关国家发布招标公告或者定向发布投标邀请函。
修炼好“内功”和“外功”。
修“外功”——在信息发布和采集阶段,要注意外部信息来源。为了让自己的招标公告被更多的企业看到,方便企业获得信息,指定招标公告的媒体。企业要及时准确地获得信息,这是企业参加投标的前提。
修炼“内功”是增加企业和产品的知名度,与一些专职的招标机构或采购频繁的实体建立较为密切的联系,使他们对你的产品有一些了解。
  
▲发售招标文件和接受投标。
从招标文件开始发出到投标人提交招标文件之间有较长的一段时间,这段时间对于企业有非常重要的意义。有经验的企业,会在递交投标文件的前夕,根据竞争对手和投标现场的情况,最终确定投标报价和折扣率,现场填写商务方面的文件。
  
▲公开开标。
国外企业虽然没有机会对标书进行更改,但是还可以撤除某些意向,考虑丢车保帅的最后时机。
  
▲评选委员会评标、招标人定标。
国外投标人根据招标的项目特点,抽调有关人员,组成投标小组。在编制招标文件的时候,投标人一定要确保投标文件完全响应招标文件的所有实质性要求和条件。


第二部分
国际采购进口流程与供应商管理
一、进口流程与技巧
1、采购进口流程
2、采购进口环节管理技巧
3、采购进口过程中的接点管理
二、国际采购供应商管理
1、如何寻找国际供应商
2、寻找国际供应商的九大途径
3、国际供应商的筛选方法

  

 

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